Escrito por: Ana Paula Hernández Alday
La compañía de pisos y losetas de la familia Álvarez no aguanta más. No hay flujo de efectivo, hay cuentas por pagar y la gente del área administrativa sugiere la reducción de la nómina para poder finalizar el año. Este no es un caso aislado. En realidad se trata del panorama ante el que se encuentran miles de empresas que registran una reducción importante de ingresos y una merma en sus utilidades.
Tan sólo en el primer trimestre del año, el INEGI reportó una contracción de 8.2% en la economía mexicana, que se reflejó en la caída de la actividad comercial en 7.8% y la manufactura en 9.9%. Aunque la crisis no puede detenerte, sí es momento de tomar acciones para reducir tus gastos y elevar la rentabilidad de tu negocio. ¿Cómo lograrlo?
Sylvia Perales, directora de Operaciones de Expense Reduction Analysts México (ERA México) y especialista en el manejo de gastos operativos, hace una primera recomendación: “El camino para que los recursos rindan no está en la producción, sino en áreas y rubros ocultos dentro del negocio”.
Cómo ser más eficiente
“En las empresas chicas, el desvío de rentabilidad o altos costos se debe a la falta de formalización de los procesos del negocio, los cuales no se limitan únicamente a los procedimientos del área de producción”, señala Bruno Blackmore Sánchez, gerente de Investigación de Fraudes de la firma de consultoría Ernst & Young, quien añade: “Para reducir los gastos es importante analizar los procesos de diferentes áreas y estar abiertos a perfeccionarlos, porque siempre hay alternativas para mejorar”.
En la mayoría de las compañías, los egresos más elevados son considerados estratégicos: la nómina y los costos de producción. Mientras que los gastos de operación, al representar sólo entre 10 y 15% de los ingresos de un negocio, no son vistos como un rubro del que pudiera derivarse un ahorro considerable. “Nada más falso”, dice Perales, “pues una reducción de 20% en los gastos operativos de una empresa puede incrementar sus ingresos netos hasta en un 40 por ciento”.
Viáticos, impresiones, tarjetas de presentación, papelería, cafetería, insumos de limpieza, mensajería, comidas, regalos corporativos y todo lo que se requiere al interior de una compañía para que ésta funcione, son algunos gastos de operación que se encuentran esparcidos en diversas áreas de una compañía. Por lo tanto, asegúrate de que éstos se utilicen correctamente, sobre todo, en las áreas relacionadas con el funcionamiento de tu negocio en donde no se registran ingresos, sino sólo egresos, como administración, seguridad, logística, telecomunicaciones y recursos humanos.
La reducción de gastos tiene como objetivo final maximizar recursos y lograr mayor eficiencia en una empresa. Aquí los primeros pasos para iniciar este proceso.
- Conoce tus gastos de operación y piensa que reducirlos tendrá un beneficio inmediato en tus estados de resultados.
- Define tus necesidades, es decir, establece qué requiere tu negocio y en qué áreas crees que gastas de más.
- Observa el mercado. Recuerda que debes satisfacerlo y quizá haya cosas que puedas mejorar del interior hacia afuera.
Antes de involucrarte en un proceso de maximización de recursos también tienes que entender en qué consiste cada gasto. Para ello, platica con el responsable de cada una de las áreas que intervienen en la operación para justificar y describir el beneficio de los egresos. Apóyate en las siguientes preguntas.
- ¿En qué se invierte el dinero?
- ¿Cuál es el objetivo que se busca?
- ¿Cómo se beneficia la empresa?
Una vez entendido el gasto, el siguiente paso es delegar la responsabilidad del proceso a la dirección de finanzas o a la dirección general. Los titulares de estos departamentos serán los encargados de revisar área por área en qué se invierten los recursos. Otra herramienta útil es contar con las estadísticas semanales y mensuales del departamento de compras.
Para reducir los gastos no hay reglas generales. Por el contrario, “cada caso es diferente y cada proceso es un caso. No puedes aplicar un ahorro o reducción de determinado material a toda la empresa, porque tal vez afectes a tus vendedores o clientes. Esto a largo plazo será contraproducente”, afirma Perales.
Visión de ahorro
Uno de los problemas más comunes en las empresas es la resistencia al cambio. “Existen usos y costumbres arraigadas que con el paso del tiempo se convierten en mitos: ‘esto no se puede’ o ‘siempre se ha hecho así’, son los típicos tabúes”, explica la especialista de ERA México.
La idea de que tus proveedores son parte de tu equipo de trabajo es cierta, pero ojo, ellos también están en un mercado competido, desean vender y, por lo tanto, ven por sus intereses. ¡Atención! Muchas veces se compra por costumbre y quizá los precios no son tan competitivos. Así que monitorea el mercado para trabajar sólo con aquellos que te ofrezcan calidad y buen precio.
Una de las políticas no escritas en la mayoría de las empresas es el uso de la caja chica. Este es un recurso que puede generarte un gran ahorro si realizas compras de economía a gran escala, es decir, al mayoreo. No olvides que la falta de tiempo y las urgencias del día a día elevan considerablemente tus costos de operación, por lo que siempre lleva un estricto control sobre las compras.
De igual manera vale la pena poner especial atención en tres áreas en donde pueden concretarse gastos excesivos o fugas de capital que elevan los gastos de operación. “La primera se refiere al departamento de compras en donde pueden ocurrir fraudes por adquisición, la segunda es la malversación de activos, es decir, el robo de productos o la mala utilización de los servicios (auto o chofer) y, por último, la alteración de estados financieros que en materia de gastos de operación se refleja en vales y bonos”, detalla Blackmore.
Para entrar de lleno al análisis de estos gastos es importante familiarizarse y analizar las órdenes de compra, los recibos y las facturas. Otra recomendación es asegurarte que tus colaboradores no perciban la reducción de gastos como algo negativo; al contrario, hazles notar que al igual que en una casa, el objetivo de ahorrar en una empresa es encontrar soluciones para no sacrificar la calidad de vida e incrementar su rentabilidad. Al final, esto traerá beneficios para todos que pueden reflejarse, por ejemplo, en utilidades por ventas o bonos de trabajo.
Blackmore, de Ernst & Young, asegura que las salidas fáciles a los problemas no sirven, “como recortar personal, que es una medida que puede afectar a tus ingresos no en el corto plazo, sino en el mediano a través de una baja en la calidad en el servicio”. Antes de recortar un gasto es necesario hacer un análisis integral. “No se trata de una reingeniería de procesos, simplemente de hacer pequeñas modificaciones en las prácticas y costumbres para reducir costos en áreas estratégicas de la operación”, finaliza Perales, de ERA México.
Típicos errores
- Ver al mercado como el único factor que afecta la rentabilidad de tu negocio, sin tomar en cuenta razones internas.
- No reconocer que toda empresa puede mejorar y hacer más eficientes sus procesos.
- No poner atención a los gastos de operación y considerarlos a todos como necesarios e imposibles de reducir.
- Hacer de algunos gastos y compras leyes no escritas y no debatibles para su modificación.
Tips para economizar
- Realiza compras mensuales (o anuales) al mayoreo. Esto evitará desvíos de recursos diaria o semanalmente a través de la caja chica.
- Afíliate a algún club de precios para economizar. Recuerda que si compras a escala puedes obtener mejores ofertas.
- Inscríbete en un sistema de intercambio empresarial, en donde puedas pagar en especie algunos productos y servicios que tu negocio utilice como insumos de operación.
- Aprovecha los espacios dentro de tu empresa, negocio u oficina, siempre y cuando los empleados no se encuentren incómodos.
- Analiza la posibilidad de adquirir o renovar maquinaria, vehículos o equipo de cómputo por medio de arrendamiento.
