¿Es eficiente la gestión de gastos en mi empresa? Descúbralo

En el escenario económico actual, las empresas y sus directivos necesitan revisar constantemente, si sus objetivos están en camino a cumplirse o no; sólo así, se podrán establecer nuevas metas, o bien, corregir la estrategia de acción. Para lograr lo anterior, los directivos deben ocuparse en revisar su desempeño y el de sus equipos de trabajo. Expense Reduction Analysts (ERA México), le ofrece el siguiente cuestionario, cuya función es la de comprobar cuál es la eficiencia en la gestión de gastos operativos de su empresa. No deberá llevarle más de 5 minutos y sólo necesitará, lápiz y papel. Es importante señalar que en la medida en que usted sea capaz de auto-evaluar a su empresa con toda honestidad, las respuestas lograrán llevarlo a tomar decisiones correctas.

1. ¿Cuáles son las cinco categorías que más gasto representan en el balance general de pérdidas y ganancias de la empresa, excluyendo los salarios y los gastos estratégicos (aquellos relacionados con el giro principal) de la empresa?
2. En la empresa, ¿hay establecidos por escrito planes de acción para reducir los gastos de estas cinco categorías?
3. ¿Qué gastos considera usted que son estratégicos y cuáles no lo son?
4. Cite cinco proveedores a los que compra bienes o servicios no estratégicos. ¿Cuándo fue la última vez que negoció una mejora en el precio o condiciones con ellos? ¿Quién negoció el precio en la empresa? ¿Cuál fue su postura al negociar?
5.  En el último año, ¿qué gastos operativos en la empresa han subido y cuáles han bajado? ¿Sabe usted por qué?
6. ¿Existe un porcentaje fijado  para reducir gastos en este mes, el trimestre entero o los próximos años? ¿Sabe cuál es?
7. ¿Cuáles son las medidas que se han adoptado en su compañía en las últimas semanas o meses para reducir sus gastos?
8. ¿Está seguro de que está pagando el precio de mercado correcto, o al menos el mismo precio que sus competidores más fuertes?
9. ¿Cuánto deberán aumentar sus ventas para lograr beneficios equivalentes a una reducción del 20% en su balance anual de gastos operativos?
10. ¿Cuenta con un modelo de incentivos que premie a los departamentos responsables de la gestión de gastos y/o a sus directores, al encontrar ahorros?

Los resultados:

Revise sus respuestas y valore su nivel de comodidad, mientras contestaba las preguntas.

1. Nada o muy poco cómodo.
2. 5 minutos es poco tiempo; necesitaría más para responder.
3. Creí que sabía todas las respuestas.
4. Me he quedado en blanco un par de veces.
5. Ha sido muy fácil y rápido.

Si realmente le ha parecido sencillo y rápido responder a las preguntas planteadas, ¡bien hecho y muchas felicidades! Si no ha sido así, la optimización de sus gastos estratégicos puede ser un excelente objetivo a corto plazo. ¡Cuánto antes empiece, podrá obtener ahorros que se traducirán en un aumento de ventas, además de que logrará controlar sus gastos operativos!

Le sugerimos realizar estas mismas preguntas a sus ejecutivos, gerentes y colaboradores de forma casual y observará que en realidad cuenta con muy pocos líderes en la materia. Para los demás, ¿por qué no incluir el ahorro de gastos operativos entre sus objetivos? Ciertamente, esto le permitirá a sus equipos, aumentar su conciencia empresarial y su capacidad de pro-acción en la reducción de gastos, fijándose nuevos objetivos.

Fuente: ERA España

En ERA Expense Reduction Analysts, sabemos que no hay gastos pequeños y que cualquier ahorro puede ser vital para su empresa. Estamos tan seguros de nuestro compromiso con usted que ofrecemos la siguiente garantía: Si no encontramos ahorros, no cobramos honorarios.

Si desea saber más sobre cómo puede encontrar ganancias extras en su empresa, póngase en contacto con nosotros. Un experto consultor con gusto, lo atenderá.

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Cómo ahorrar en los viajes de negocios

Como emprendedor o empresario sabrás que en el día a día de la actividad comercial es muy necesario mantenerse en movimiento. Entre las reuniones con clientes, los eventos de capacitación, las ferias de emprendimiento y negociación y los encuentros con proveedores, siempre hay motivo para desplazarse por la ciudad y el país donde estás establecido como empresario.

Como en las Pymes siempre es importante y necesario el ahorro, las empresas que necesitan viajar han hecho uso de las nuevas tecnologías, como la videoconferencia, para intentar prescindir de algún desplazamiento.

Aun así, éstos siguen siendo de vital importancia para la mayoría de las empresas.  Sin embargo, ahorrar es posible; sólo hace falta motivación y adoptar ciertos hábitos de planificación.

A continuación te presentamos un listado de siete medidas que serán clave para optimizar los recursos ante la necesidad de viajar por tu negocio. Anota y aplica, que siempre es necesario ahorrar:

1. Usar las tarifas más baratas de Internet.

2. Reservar con anticipación. Aunque en muchas ocasiones esto no es posible, sí que muchas empresas tratan de concienciar a los viajeros sobre la importancia de tener esta planificación en sus viajes.

3. Adaptar tus reuniones y viajes a los mejores precios. Te servirá saber que hay funciones en los portales web de las aerolíneas que ofrecen información sobre el día más barato para viajar dentro de una semana o un mes; con ésta podrás organizar tu calendario. 

4. No ceñirse a una aerolínea. Ir con una y volver con otra puede dar muy buenos ahorros, ya que se aprovechan las mejores ofertas de todas las compañías. 

5. Definir claramente los objetivos de las reuniones. Se trata de hacer que asista la gente necesaria para cubrir los objetivos.

6. Buscar las mejores ofertas de hoteles en Internet. Aunque dispongas de tarifas negociadas, en algunas ocasiones puede resultar conveniente beneficiarse de las promociones que las cadenas hoteleras publican.

7. Generar convenios con aerolíneas y hoteles. De esta forma se podrá evaluar el ahorro potencial máximo y el ahorro real al comprar los pasajes aéreos y reservar las habitaciones de los hoteles a precios más convenientes que los normales. 

Fuente: www.soyentrepreneur.com

Foto: termometroturistico.es

En ERA Expense Reduction Analysts, analizamos y reducimos gastos operativos, entre ellos los relacionados con viajes y alojamiento. Hemos encontrado en la mayoría de los casos, hasta 2 dígitos de ahorro, sin que nuestros clientes hayan invertido un sólo peso. Si desea reducir los gastos de viajes y alojamiento de su empresa, por favor póngase en contacto con nosotros, un experto consultor le atenderá.

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Crean recicladora de lámparas y focos

Con varios años dedicados al reciclado de residuos, Grupo Chaco es una empresa lagunera que ha innovado con la creación de una máquina recicladora de lámparas y focos. De acuerdo a Horacio Martínez Coronado, encargado de Residuos Peligrosos de la empresa Chaco, con un particular sistema se logra reciclar estas lámparas al término de su vida útil.
Teniendo como su principal mercado a las propias empresas, explicó que se le brindan servicios integrales, desde manejos de sus residuos reciclables hasta los residuos peligrosos: “Esta máquina es una destructora de lámparas, tiene un sistema de cabineo, donde hace una forma de succión para jalar la lámpara”.

Adentro del equipo, cuando se introduce la lámpara de tubo, ésta truena en el interior y emite una nube de gas mercurio. Hay una parte con un sistema de succión lo que hace que el aire pase por unos filtros que evita que el mercurio salga a la atmósfera. El aire sale limpio debido a que el mercurio se queda en los filtros y pasa por carbón activado saliendo limpio el aire.

Dijo que el mercurio que pasa se manda a disposición final en empresas autorizada para realizar dicha acción. Y el vidrio está sin contaminantes permitiendo su manejo libre en un relleno sanitario o darle otro tipo de manejo en otros procesos.

“La vida útil de una lámpara, es de un mes y en casa se desecha cinco a seis lámparas. La cantidad es importante considerando el número de habitantes que hay en cada región. Desafortunadamente no tenemos la cultura y la mandamos al relleno sanitario contaminando los mantos acuíferos ya que con la lixiviación”.
Agregó que dentro del Grupo Chaco tienen el proyecto de ampliarse para llegar a más gente considerando este innovador equipo y extender la cultura del reciclaje de este tipo de productos. Aseguró que ya se está hablando con el Municipio de Torreón para implementar esta maquinaria ya que es el único equipo que lucha por lograr el reciclado de lámparas y evitar la contaminación en el medio ambiente.

Por: Luis Carlos Valdés de León

Fuente: www.milenio.com.mx

Foto: planetabeta.com

En ERA Expense Reduction Analysts, analizamos y reducimos gastos operativos, buscando que los proveedores de nuestros clientes, respeten e incluso optimicen la relación precio-calidad, sea cual sea la categoría en cuestión. Por lo anterior, nos mantenemos en constante actualización sobre lo último que existe en el mercado de las más de 40 categorías que analizamos, entre ellas, manejo de residuos. Póngase en contacto con nosotros, un experto consultor lo atenderá.

 

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Consejos para bajar costos

La compañía de pisos y losetas de la familia Álvarez no aguanta más. No hay flujo de efectivo, hay cuentas por pagar y la gente del área administrativa sugiere la reducción de la nómina para poder finalizar el año. Este no es un caso aislado. En realidad se trata del panorama ante el que se encuentran miles de empresas que registran una reducción importante de ingresos y una merma en sus utilidades. Tan sólo en el primer trimestre del año, el INEGI reportó una contracción de un 8.2% en la economía mexicana, que se reflejó en la caída de la actividad comercial en un 7.8% y la manufactura en un 9.9 por ciento. Aunque la crisis no puede detenerte, sí es momento de tomar acciones para reducir tus gastos y elevar la rentabilidad de tu negocio. ¿Cómo lograrlo? Sylvia Perales, directora de Operaciones de Expense Reduction Analysts México (ERA México) y especialista en el manejo de gastos operativos, hace una primera recomendación: “El camino para que los recursos rindan no está en la producción, sino en áreas y rubros ocultos dentro del negocio”. Cómo ser más eficiente “En las empresas chicas, el desvío de rentabilidad o altos costos se debe a la falta de formalización de los procesos del negocio, los cuales no se limitan únicamente a los procedimientos del área de producción”, señala Bruno Blackmore Sánchez, gerente de Investigación de Fraudes de la firma de consultoría Ernst & Young, quien añade: “Para reducir los gastos es importante analizar los procesos de diferentes áreas y estar abiertos a perfeccionarlos, porque siempre hay alternativas para mejorar”. En la mayoría de las compañías, los egresos más elevados son considerados estratégicos: la nómina y los costos de producción. Mientras que los gastos de operación, al representar sólo entre el 10 y 15% de los ingresos de un negocio, no son vistos como un rubro del que pudiera derivarse un ahorro considerable. “Nada más falso”, dice Perales, “pues una reducción del 20% en los gastos operativos de una empresa puede incrementar sus ingresos netos hasta en un 40 por ciento”. Viáticos, impresiones, tarjetas de presentación, papelería, cafetería, insumos de limpieza, mensajería, comidas, regalos corporativos y todo lo que se requiere al interior de una compañía para que ésta funcione, son algunos gastos de operación que se encuentran esparcidos en diversas áreas de una compañía. Por lo tanto, asegúrate de que éstos se utilicen correctamente, sobre todo, en las áreas relacionadas con el funcionamiento de tu negocio en donde no se registran ingresos, sino sólo egresos, como administración, seguridad, logística, telecomunicaciones y recursos humanos. La reducción de gastos tiene como objetivo final maximizar recursos y lograr mayor eficiencia en una empresa. Aquí los primeros pasos para iniciar este proceso. 1. Conoce tus gastos de operación y piensa que reducirlos tendrá un beneficio inmediato en tus estados de resultados. 2. Define tus necesidades, es decir, establece qué requiere tu negocio y en qué áreas crees que gastas de más. 3. Observa el mercado. Recuerda que debes satisfacerlo y quizá haya cosas que puedas mejorar del interior hacia afuera. Antes de involucrarte en un proceso de maximización de recursos también tienes que entender en qué consiste cada gasto. Para ello, platica con el responsable de cada una de las áreas que intervienen en la operación para justificar y describir el beneficio de los egresos. Apóyate en las siguientes preguntas. • ¿En qué se invierte el dinero? • ¿Cuál es el objetivo que se busca? • ¿Cómo se beneficia la empresa? Una vez entendido el gasto, el siguiente paso es delegar la responsabilidad del proceso a la dirección de finanzas o a la dirección general. Los titulares de estos departamentos serán los encargados de revisar área por área en qué se invierten los recursos. Otra herramienta útil es contar con las estadísticas semanales y mensuales del departamento de compras. Para reducir los gastos no hay reglas generales. Por el contrario, “cada caso es diferente y cada proceso es un caso. No puedes aplicar un ahorro o reducción de determinado material a toda la empresa, porque tal vez afectes a tus vendedores o clientes. Esto a largo plazo será contraproducente”, afirma Perales. Visión de ahorro Uno de los problemas más comunes en las empresas es la resistencia al cambio. “Existen usos y costumbres arraigadas que con el paso del tiempo se convierten en mitos: ‘esto no se puede’ o ‘siempre se ha hecho así’, son los típicos tabúes”, explica la especialista de ERA México. La idea de que tus proveedores son parte de tu equipo de trabajo es cierta, pero ojo, ellos también están en un mercado competido, desean vender y, por lo tanto, ven por sus intereses. ¡Atención! Muchas veces se compra por costumbre y quizá los precios no son tan competitivos. Así que monitorea el mercado para trabajar sólo con aquellos que te ofrezcan calidad y buen precio. Una de las políticas no escritas en la mayoría de las empresas es el uso de la caja chica. Este es un recurso que puede generarte un gran ahorro si realizas compras de economía a gran escala, es decir, al mayoreo. No olvides que la falta de tiempo y las urgencias del día a día elevan considerablemente tus costos de operación, por lo que siempre lleva un estricto control sobre las compras. De igual manera vale la pena poner especial atención en tres áreas en donde pueden concretarse gastos excesivos o fugas de capital que elevan los gastos de operación. “La primera se refiere al departamento de compras en donde pueden ocurrir fraudes por adquisición, la segunda es la malversación de activos, es decir, el robo de productos o la mala utilización de los servicios (auto o chofer) y, por último, la alteración de estados financieros que en materia de gastos de operación se refleja en vales y bonos”, detalla Blackmore. Para entrar de lleno al análisis de estos gastos es importante familiarizarse y analizar las órdenes de compra, los recibos y las facturas. Otra recomendación es asegurarte que tus colaboradores no perciban la reducción de gastos como algo negativo; al contrario, hazles notar que al igual que en una casa, el objetivo de ahorrar en una empresa es encontrar soluciones para no sacrificar la calidad de vida e incrementar su rentabilidad. Al final, esto traerá beneficios para todos que pueden reflejarse, por ejemplo, en utilidades por ventas o bonos de trabajo. Blackmore, de Ernst & Young, asegura que las salidas fáciles a los problemas no sirven, “como recortar personal, que es una medida que puede afectar a tus ingresos no en el corto plazo, sino en el mediano a través de una baja en la calidad en el servicio”. Antes de recortar un gasto es necesario hacer un análisis integral. “No se trata de una reingeniería de procesos, simplemente de hacer pequeñas modificaciones en las prácticas y costumbres para reducir costos en áreas estratégicas de la operación”, finaliza Perales, de ERA México. TÍPICOS ERRORES • Ver al mercado como el único factor que afecta la rentabilidad de tu negocio, sin tomar en cuenta razones internas. • No reconocer que toda empresa puede mejorar y hacer más eficientes sus procesos. • No poner atención a los gastos de operación y considerarlos a todos como necesarios e imposibles de reducir. • Hacer de algunos gastos y compras leyes no escritas y no debatibles para su modificación. TIPS PARA ECONOMIZAR • Realiza compras mensuales (o anuales) al mayoreo. Esto evitará desvíos de recursos diaria o semanalmente a través de la caja chica. • Afíliate a algún club de precios para economizar. Recuerda que si compras a escala puedes obtener mejores ofertas. • Inscríbete en un sistema de intercambio empresarial, en donde puedas pagar en especie algunos productos y servicios que tu negocio utilice como insumos de operación. • Aprovecha los espacios dentro de tu empresa, negocio u oficina, siempre y cuando los empleados no se encuentren incómodos. • Analiza la posibilidad de adquirir o renovar maquinaria, vehículos o equipo de cómputo por medio de arrendamiento. Por: Ana Paula Hernández Alday Fuente: www.soyentrepreneur.com Foto: zenempresarial.wordpress.com
En ERA Expense Reduction Analysts, sabemos cómo reducir costos operativos, generando ahorros y sin ningún riesgo para nuestros clientes. Si desea aumentar los ingresos de su compañía, sin invertir un solo peso, llámenos, un experto consultor lo atenderá.
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Seguros, cuida tu patrimonio empresarial

Adquirir seguros para tu empresa es la mejor manera de prepararse para lo inesperado. Sin contar con la protección adecuada, desgracias como la muerte de un socio, malversación de fondos, una demanda ante los tribunales o una catástrofe natural pueden significar muchas complicaciones para tu firma.

Primero, debes saber que existen diferentes tipos de seguros disponibles al iniciar tu negocio. Si bien es posible que no los necesites todos, es muy probable que requieras más de uno con el fin de cubrir todas las necesidades de la empresa.

El seguro para las empresas abarca desde la indispensable cobertura contra indemnización laboral hasta las pólizas que aseguran contra el secuestro de ejecutivos. Considerando tantas opciones disponibles, los empresarios deben analizar cuidadosamente si el costo de ciertas primas estará compensado por la cobertura contra un determinado riesgo.

A continuación se enumeran tipos comunes de seguros que te ayudarán a proteger tu negocio contra la mayoría de los riesgos, según una división entregada por la Comisión Nacional para la Defensa de los Usuarios de las Instituciones Financieras de México (Condusef).

I. Ramo de Incendio: es aquel que garantiza al asegurado el pago de una indemnización en caso de incendio de los bienes especificados en la póliza o la reparación o reposición de las piezas averiadas y puede contemplar coberturas adicionales como pueden ser: responsabilidad civil, pérdida de rentas, pérdida de beneficios, gastos y daños. También se puede contratar de manera opcional una póliza que cubra daños por un terremoto u erupción volcánica y/o fenómenos hidrometeorológicos.

II. Ramo de Responsabilidad Civil: se compromete a indemnizar al asegurado del daño que pueda experimentar su patrimonio a consecuencia de la reclamación que le efectúe un tercero, por la responsabilidad en que haya podido incurrir, tanto el propio asegurado como aquellas personas que dependen civilmente del asegurado.

III. Ramo Agrícola: tiene por objeto la cobertura de los riesgos que puedan afectar a las explotaciones agrícolas, ganaderas o forestales y sus principales modalidades son: Seguro de Ganado; Seguro de Incendio de Cosechas; Seguro de Granizo.

IV. Ramo de Crédito: tiene por objeto garantizar a una persona el pago de los créditos que tenga a su favor cuando se produzca la insolvencia de sus clientes deudores por créditos comerciales.

V. Ramo de Transportes: la compañía de seguros se compromete al pago de determinadas indemnizaciones a consecuencia de los daños sobrevenidos durante el transporte de mercancías y se divide en marítimo, aéreo y ferroviario.

VI.- Ramo de Diversos:

1. Seguro de Robo: la compañía de seguros se compromete a pagar los daños sufridos por la desaparición, destrucción o deterioro de los objetos a causa de robo, asalto o tentativas.
2. Seguro Cinematografía: tiene por objeto cubrir los daños durante una producción cinematográfica.
3. Seguro Cristales: garantiza al asegurado el pago de una indemnización o reposición en caso de rotura accidental de las lunas o cristales descritos en la póliza.
4. Seguro Ingeniería: consiste en un grupo de modalidades de cobertura que amparan determinados riesgos derivados del funcionamiento, montaje o prueba de maquinaria o inherentes a la construcción de edificios.
5. Seguro de Construcción: garantiza los daños que puedan sufrir los bienes integrantes de una obra ejecutada. Se puede proteger la obra hasta su terminación incluyendo los materiales, aparatos y equipo. Suele estar dirigido a contratistas, empresas encargadas de la construcción de edificios, propietarios de obras y acreedores que financian obras.
6. Seguro de Maquinaria: garantiza maquinaria y equipo contra daños accidentales; da protección a todo tipo de maquinaria y equipos utilizados en la industria, el comercio o en empresas de servicio. El Seguro de Rotura de Maquinaria cubre daños materiales a la maquinaria y al equipo asegurado por impericia, descuido, sabotaje, corto circuito, arcos voltaicos, la acción indirecta de electricidades atmosféricas, errores en diseño, defectos de construcción, fundición, uso de materiales defectuosos, defectos de mano de obra, montaje incorrecto, rotura por fuerza centrífuga, cuerpos extraños que se introduzcan en los bienes.
7. Seguro de Montaje: para proteger contra daños accidentales a cualquier tipo de maquinaria y equipo que se requiera instalar o montar. Equipo mecánico y eléctrico, elementos de construcción o estructuras para la construcción, que se vayan a instalar o montar en cualquier tipo de industria, ya sea de transformación o producción y empresas de servicios.
8. Seguro Electrónico: garantiza el equipo de cómputo o de control electrónico utilizado en el procesamiento de datos, medición, comunicación, control y análisis entre otras muchas actividades.
9. Seguro de Calderas: para proteger contra pérdidas o daños accidentales a calderas y recipientes sujetos a presión, así como sus tuberías de industrias, comercios o empresas pequeñas, medianas o grandes.

Con esta información ya más clara procede a analizar cuál es tu necesidad y los potenciales riesgos a los que podría verse sometida tu empresa. Además, recuerda que en las firmas aseguradoras siempre habrá un ejecutivo que podrá orientarte con la información que requieras y ayudarte a optar por el seguro más conveniente.

Fuente: www.altonivel.com.mx

Foto: davconsultoria.com

Ya sea que ya cuente con un seguro o le interese asegurar a sus empleados o los bienes de la empresa, le sugerimos ponerse en contacto con nosotros; estamos seguros de que podremos revisar, mejorar y en su caso, encontrar ahorros.

ERA Expense Reduction Analysts, se especializa en el análisis y reducción de gastos operativos, encontrando ahorros, donde otros no han podido.

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Tel. 52-54-82-96

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