Aunque son conscientes de que no todos los datos se deben archivar y que otros se pueden borrar después de un tiempo, las compañías no tienen planes para su manejo.
La presentación que Juan hizo para el próximo comité, que pesa tres megas, se la envió para su revisión a María, José y Ángela, quienes, una vez la vieron, la guardaron en la carpeta de su computador que dice 'comités'.
En los sistemas de la empresa, que cada tanto hace copias de la información de la compañía, ese documento está multiplicado por cuatro, o sea que son 12 megas almacenadas innecesariamente. Este es apenas un sencillo ejemplo, pero muy frecuente, de lo que sucede con el manejo de información en las empresas.
Symantec Corporation, realizó una encuesta a este respecto, encontrando lo siguiente:
1. Las empresas retienen demasiada información: el 75 por ciento del almacenamiento de las copias de respaldo consta de retención infinita o de grupos de copias de seguridad de retención legal. Los encuestados también declararon que 25 por ciento de los datos que incluyen en copias de respaldo no son necesarios para el negocio o no deben guardarse en una copia de respaldo.
2. Las empresas utilizan inadecuadamente las prácticas de archivado, recuperación de archivos y copias de respaldo: setenta por ciento usa software de respaldo para implementar retenciones legales y 25 por ciento conserva todo su conjunto de copias de respaldo indefinidamente. Los encuestados dijeron que 45 por ciento del almacenamiento de la información está relacionado con retenciones legales. Además, las empresas dijeron que, en promedio, un 40 por ciento de la información en retención legal no es específicamente relevante.
3.Casi la mitad de las empresas encuestadas utiliza incorrectamente su software de respaldos y recuperación de archivos: además, mientras que el 51 por ciento impide a los empleados crear archivos propios en sus equipos locales y unidades compartidas, el 65 por ciento admite que los empleados lo hacen de todas formas.
4.'Excusas' para la falta de un plan de retención de la información: 41 por ciento de los administradores de TI no ve la necesidad de un plan, 30 por ciento dice que nadie asume esa responsabilidad y 29 por ciento mencionó el costo.
Las cifras: 25% de los datos que se incluyen en copias de respaldo no son necesarios. Un 87 por ciento de los encuestados cree en el valor de un plan formal de retención de la información, pero sólo 46 por ciento realmente tiene uno.
Fuente: www.portafolio.com.co
Foto: zunal.com
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